Kiểm soát nội bộ giúp HTX hạn chế rủi ro

Hiện, nhiều HTX có ban kiểm soát nhằm giúp các HTX hoạt động có hiệu quả cao, đúng theo quy định trong Luật HTX, đảm bảo công khai, minh bạch kết quả hoạt động và dân chủ trong HTX. Tuy nhiên, đây là ban kiểm soát tổng thể về tổ chức bộ máy theo Luật HTX.

Còn trong các tiêu chuẩn hữu cơ hiện nay như tiêu chuẩn hữu cơ PGS, đặc biệt là tiêu chuẩn hữu cơ châu Âu, Mỹ đều yêu cầu nhóm nông dân phải sản xuất trong đơn vị có tư cách pháp nhân phù hợp đó là HTX. Và trong HTX này phải có hệ thống kiểm soát nội bộ (ISC). Hệ thống ISC là một phần của hệ thống đảm bảo chất lượng được lập thành văn bản cho phép tổ chức chứng nhận bên thứ 3 ủy quyền về việc kiểm tra định kỳ hàng năm đối với các thành viên trong HTX.

Tức là khi có sự ủy quyền của tổ chức chứng nhận, đội ISC sẽ được quyền kiểm tra, đánh giá đối với từng thành viên trong HTX. Và nếu kết quả phù hợp, thì đơn vị chứng nhận chỉ cần đánh giá, kiểm tra ngẫu nhiên lại một số vườn sản xuất của thành viên trong HTX đó, chứ không cần đánh giá 100% nông hộ, thành viên như trước.

Nếu thành viên bị kiểm tra ngẫu nhiên không đáp ứng yêu cầu thì đơn vị chứng nhận sẽ đánh giá lại năng lực của đội ngũ kiểm soát nội bộ, hoặc phải tự kiểm tra 100% đối với nông hộ, thành viên trong dự án.

Ông Lê Quý Hòa Bình, Quản lý chứng nhận nông nghiệp - Công ty TNHH Control Union Việt Nam, cho biết hiện trong tiêu chuẩn hữu cơ châu Âu đã chính thức có quy định về đội ngũ ISC. Trong đó quy định đã là nhóm nông dân, tức đã là HTX, tổ hợp tác thì phải có đội ngũ ISC.

Trước đây, khi nông dân sản xuất theo nhóm đơn thuần, không có tư cách pháp nhân và không có đội ngũ ISC thì đơn vị chứng nhận phải đánh giá 100% số nông hộ. Điều này khiến chi phí đánh giá, kiểm tra của HTX là con số không nhỏ. Nhưng nay, quy định này mang lại thuận lợi cho chính HTX đó là giảm được chi phí cho việc kiểm tra, đánh giá hộ thành viên. Ngoài ra còn giải quyết được tình trạng thiếu đội ngũ kiểm tra, đánh giá từ các đơn vị chứng nhận.

TS.Trần Thị Thanh Bình, nguyên Phó ban điều phối PGS, cho biết đội ngũ kiểm soát nội bộ trong các HTX sản xuất hữu cơ PGS đang làm rất tốt vai trò của mình, đặc biệt với tần suất kiểm tra, giám sát 1-2 tuần/lần đang giúp hệ thống hữu cơ này đảm bảo vùng trồng, chất lượng nông sản khi đưa ra thị trường.

Để có một đội kiểm soát viên nội bộ hoạt động hiệu quả, cần tuân theo những quy trình nhất định. Theo các chuyên gia, đội ngũ kiểm soát nội bộ cần có danh sách đội ngũ thành viên. Mỗi thành viên HTX phải có một phiếu xin gia nhập vào nhóm sản xuất hữu cơ này và có văn bản phê duyệt thành viên vào nhóm. Sau đó nhóm ISC tiến hành tập huấn cho đánh giá viên nội bộ, cho cả thành viên tham gia sản xuất.

Tuy nhiên, có một thực tế đã diễn ra tại ở nhiều HTX, đó là khi tổ chức chứng nhận xuống làm việc với các thành viên thì được biết, có trường hợp đội kiểm soát viên mới chỉ trao đổi quy trình, kỹ thuật với hộ thành viên bằng một vài cuộc gặp thông thường.

Bà Nguyễn Thị Thu Hương, Giám đốc công ty TNHH chứng nhận phù hợp Mekong Cert, cho biết tập huấn là một quy định bắt buộc đối với hệ thống kiểm soát viên.

Theo quy định hữu cơ của EU, việc tập huấn này phải được diễn ra thực chất nhằm tránh trường hợp thành viên không nắm được kiến thức để áp dụng vào thực tiễn.

Cụ thể như trong khi cây trồng bị dịch hại, thành viên HTX chỉ biết là sẽ được dùng phân hữu cơ nhưng thực chất phân hữu cơ loại nào được phép phục vụ cho sản xuất hữu cơ xuất khẩu sang châu Âu thì họ chưa nắm được. Bởi các loại phân ghi nhãn là hữu cơ nhưng vẫn có loại bổ sung chất hóa học, đạm, lân kali, ure.. thì không được dùng và vì sao không được dùng thì thành viên HTX phải chứng minh được. Nếu thành viên chứng minh được, có nghĩa đội ngũ ISC đã làm tốt vấn đề này.

Từ vấn đề này cho thấy, nếu tập đội ngũ ISC không tổ chức tập huấn sâu, bài bài sẽ dẫn đến những sự việc đáng tiếc. Thực tế đã có HTX có thành viên bị loại khỏi danh sách chứng nhận hữu cơ của HTX. Do đó, đội ngũ ISC phải nắm được, hiểu rõ những điều này để hướng dẫn, tư vấn cho thành viên một cách tốt nhất. Đó cũng là cách giúp HTX phát triển bền vững.

Một trong những quy định trong tiêu chuẩn hữu cơ EU là đội ngũ ISC cũng cần phải có các bằng chứng, tài liệu, hồ sơ cho việc tuân thủ các quy định sản xuất. Điều này nghĩa là ISC phải có hồ sơ và có có phiên bản hồ sơ rõ ràng. Trong đó, nhật ký sản xuất phải có mã code, phiên bản năm nào, khi thay đổi nhật ký hồ sơ vào năm nào ISC cũng phải ghi rõ.

Về vấn đề tài liệu, hồ sơ, bà Hoàng Thị Hậu, Giám đốc HTX nông nghiệp sạch hữu cơ Thanh Xuân (Hà Nội) cho rằng điều này là rất cần thiết nhưng không biết trong quy định hữu cơ châu Âu, việc bổ sung thành viên, thành viên không bị loại… có cần thông báo ngay cho đơn vị chứng nhận hay không.

Làm rõ vướng mắc mà đại diện HTX Thanh Xuân đang gặp phải, ông Lê Quý Hòa Bình cho rằng danh sách thành viên bổ sung hay rút bớt, bị loại, bị đánh giá không đạt thì đội ngũ ISC cũng phải bổ sung ngay lập tức (trong vòng 24h) để không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của sản phẩm hữu cơ.

"Thậm chí, có những trường hợp, nếu sáng đội ngũ ISC cập nhật nhưng không báo ngay trong sáng đó về thành viên bị loại, sản xuất không đạt yêu cầu và chiều ban thu mua vẫn làm việc bình thường sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Những cây, con không đảm bảo chất lượng vẫn được thu mua, để cùng một xe, một kho thì chắc chắn HTX sẽ bị loại cả xe đó, thậm chí loại nguyên kho hàng đó và đợt hàng đó", ông Bình nói.

Rõ ràng, việc loại những lô hàng như vậy là một khó khăn của HTX và ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế. Vì vậy, theo các chuyên gia, suy nghĩ thông thường của nhiều đơn vị khi rơi vào tình huống trên sẽ tìm cách “lách luật”, tức là không tuân thủ về hồ sơ, không còn tính minh bạch và dẫn đến không bảo đảm tính toàn vẹn của sản phẩm.

Có thể thấy, vai trò của hệ thống ISC trong HTX là rất quan trọng với những quy tắc cụ thể. Để ban ISC hoạt động hiệu quả, chắc chắn trưởng ban ISC phải thực sự công tâm, đánh giá viên phải thực sự làm việc nghiêm túc, đi các vườn, các farm để hiểu và đánh giá, có báo cáo nội bộ một cách trung thực, minh bạch.

Bởi nếu các đánh giá giữa ban ISC và tổ chức chứng nhận chênh lệch càng thấp thì hiệu quả mang lại trong sản xuất, xuất khẩu càng cao. Điều này cũng đồng nghĩa với việc ban ISC lúc này đủ năng lực để hoạt động. Ngược lại, nếu sự đánh giá của ISC bị chênh lệch với bên chứng nhận quá cao, lúc này tổ chức chứng nhận không chỉ phải kiểm tra, thay đổi lại đội ngũ ISC mà còn phải tăng cường đội ngũ kiểm tra nhiều hơn thông thường, từ đó đẩy thời gian,chi phí kiểm tra, kiểm định của thành viên, HTX tăng cao hơn.